SOPメーカー

繰り返す手順をわかりやすくする

標準作業手順書は、定められたタスクをどのように実行するかを説明するものです。視覚化されたSOPでは、手順の順序、判断、引き継ぎを明確に示すため、読者は次に取るべきアクションを見つけやすくなります。

繰り返し実行できる業務を文書化する

承認、例外、または複数の担当者が関わる手順には、フローチャートを使いましょう。この例では、従業員のオンボーディングについて、オリエンテーション、書類チェック、アクセス設定、トレーニングまでを追っています。

作業する人に向けて書く

1. 開始条件と終了条件を明確にする。 読者が、その手順をいつ適用し、いつ完了したと判断すべきかを把握できるようにします。
2. 行動を表す動詞を使う。 曖昧なテーマ名ではなく、何をすべきかを説明します。
3. 責任者の役割を割り当てる。 次のステップを担当する人が決まっていなければ、引き継ぎは完了していません。
4. 例外の経路を説明する。 情報が不足している場合やチェックに失敗した場合に何が起きるかを含めます。
5. レビュー済みのバージョンを特定する。 承認済みの手順書には、担当者と改訂日を記載します。

業務メモを草案に変換する

MyMapは、指示を手順と判断分岐に整理します。役割ラベルの追加や例外の明確化を依頼し、手順の担当者と一緒に内容を確認できます。