Generator für Besprechungsprotokolle

Was ist ein Besprechungsprotokoll?

Besprechungsprotokolle halten fest, was eine Gruppe besprochen, entschieden und zugesagt hat. Sie sind selektiv statt wortwörtlich: Der Hintergrund unterstützt die Entscheidungen, während Aufgaben die nächsten Schritte festhalten. Ein gutes Protokoll macht außerdem sichtbar, welche Fragen noch offen sind.

Wann du es verwenden solltest

Nutze es für Projektbesprechungen, Ausschüsse, Planungsrunden oder jedes Meeting, dessen Entscheidungen später nachvollziehbar sein müssen. Die Ausgangsnotizen bestimmen, was festgehalten werden kann; ein Meeting-Thema allein kann weder Teilnehmende noch Zustimmung belegen.

Was enthalten sein sollte

1. Grundlegender Kontext. Füge das Datum, den Zweck und die bestätigten Teilnehmenden des Meetings hinzu.
2. Entscheidungen klar abgrenzen. Verwende eindeutige Formulierungen nur für Entscheidungen, die die Gruppe tatsächlich bestätigt hat.
3. Aufgaben mit Verantwortlichen. Nenne eine verantwortliche Person, wenn sie angegeben wurde; andernfalls kennzeichne die Zuordnung als offen.
4. Genaue Fristen. Übernimm genannte Daten und kläre relative Angaben wie nächsten Freitag.
5. Offene Punkte beibehalten. Halte offene Fragen sichtbar, statt anzudeuten, dass jede Diskussion zu einem Ergebnis geführt hat.

Mit MyMap erstellen

MyMap organisiert deine Notizen in Abschnitte und kann die Aufgaben in einen separaten Bereich zur Nachverfolgung übertragen. Das Beispiel zum Quartalsbericht zeigt die Struktur mit beispielhaften Teilnehmenden und Entscheidungen; diese Angaben sind kein Beleg für dein Meeting.