ドキュメントからフローチャートへ

手順を図解すると何が変わりますか？

手順書では、背景、作業、例外が段落の中に混在しがちです。フローチャートなら、それらを判断ポイントが見える流れとして整理できるため、条件ごとに何が起きるのかを追いやすくなります。

文章に隠れたプロセスを見える化したいときに

フローチャートは、承認ポリシー、業務手順、サポート対応、オンボーディングの説明に役立ちます。次の手順を見つけるために複数のセクションを行き来する必要がある場合に、特に効果的です。

ドキュメントに忠実な図にする

1. 作業と背景を分ける。 背景説明は、文書上で誰かが行動する必要がない限り、タスクとして扱わないでください。
2. 判断は質問形式にする。 それぞれの分岐先が理解しやすいラベルを使用してください。
3. 例外を残す。 まれに発生する却下や再試行の経路こそ、その手順を図解する理由かもしれません。
4. 曖昧さを示す。 次に何が起きるかが原文に記載されていない場合は、経路を推測せず確認を求めてください。
5. 終点を含める。 プロセスが完了・停止する場所や、別の手順へ引き継ぐ場所を示してください。

テキストに記載されたプロセスをマッピング

MyMapは、貼り付けた手順を読み取り、手順とつながりの下書きを作成します。例では、依頼の受付、確認、承認判断、完了、通知を伴う却下を示しています。あらゆる例外を網羅したモデルではなく、シンプルな承認フローです。