Swimlane-Diagramm erstellen

Eine Prozessansicht, die Verantwortlichkeiten sichtbar macht

Ein Swimlane-Diagramm kombiniert den Prozessablauf mit Spuren für verantwortliche Rollen oder Systeme. So erkennen Leser, wer welche Aktion ausführt und wann die Verantwortung von einem Beteiligten zum nächsten wechselt.

Verwende es, wenn Übergaben wichtig sind

Genehmigungen, Onboarding, Serviceanfragen und Support-Eskalationen scheitern oft an den Grenzen zwischen Teams. Eine Swimlane-Ansicht macht diese Grenzen zusammen mit den Schritten und Entscheidungen sichtbar.

Aktionen über klare Verantwortungsgrenzen hinweg verbinden

1. Ordne jeden Schritt genau einer Spur zu. Verwende die verantwortliche Person oder Rolle, statt jedes interessierte Team aufzulisten.
2. Behalte eine einheitliche Richtung bei. Ein übersichtlicher Ablauf erleichtert es, dem Prozess über mehrere Spuren hinweg zu folgen.
3. Beschrifte die Ergebnisse von Entscheidungen. Leser müssen wissen, welche Bedingung auf jeden Zweig folgt.
4. Beschreibe die Übergabe. Benenne die Anfrage, das Dokument oder die Information, die zwischen Rollen weitergegeben wird.
5. Schließe Ausnahmewege ab. Zeige, wohin abgelehnte Arbeit zurückkehrt oder wo der Prozess endet.

Rollenbasierte Schritte in einen Ablauf verwandeln

MyMap kann deinen Prozess in Spuren und verbindende Pfeile aufteilen und ihn anschließend anhand deiner Anfragen überarbeiten. Das Beispiel zeigt die Genehmigung einer Bestellung über die Rollen Anforderer, Führungskraft und Finanzabteilung hinweg – einschließlich der Wege zurück zur Überarbeitung. Vergleiche die Schritte mit deinem tatsächlichen Beschaffungsprozess, bevor du das Beispiel wiederverwendest.