Proceso de Gestión de Comunicaciones: Una Visión General

En el mundo empresarial actual, la gestión eficiente de las comunicaciones es fundamental para el éxito organizacional. Este procedimiento establece un marco sistemático para manejar todas las comunicaciones recibidas, asegurando un proceso ordenado y efectivo que beneficia a toda la organización.

Punto de Partida: Recepción de Comunicaciones

El proceso comienza cuando se recibe una comunicación que requiere gestión. Este primer paso es crucial ya que establece el inicio de un flujo sistemático que garantiza que ninguna comunicación se pierda o quede sin atender. La recepción puede darse a través de diversos canales, incluyendo correo electrónico, documentos físicos o sistemas internos de comunicación.

Rol del Área de Calidad

El área de calidad juega un papel fundamental como primer punto de contacto en el proceso. Esta área actúa como guardián del procedimiento, asegurando que todas las comunicaciones sean procesadas según los estándares establecidos. Su intervención garantiza la uniformidad en el tratamiento de las comunicaciones y el cumplimiento de los protocolos internos.

Proceso de Almacenamiento

Una vez recibida la comunicación, se procede a su almacenamiento sistemático en una carpeta designada específicamente para comunicaciones. Este paso es esencial para mantener un registro organizado y accesible de todas las interacciones. El almacenamiento adecuado facilita la trazabilidad y el seguimiento posterior de cada comunicación.

Estructura de la Carpeta de Comunicaciones

La organización de las comunicaciones se realiza mediante un sistema de carpetas bien estructurado. El sistema se divide en dos subcarpetas principales: "Recibidas" y "Enviadas". Esta estructura binaria permite una clasificación clara y una fácil localización de los documentos cuando sea necesario. La división lógica entre comunicaciones recibidas y enviadas facilita la gestión y el seguimiento eficiente.

Gestión de Comunicaciones Recibidas

Las comunicaciones entrantes se archivan específicamente en la subcarpeta "Recibidas". Este proceso de archivo es meticuloso y sigue protocolos establecidos para garantizar que cada comunicación sea fácilmente recuperable. La correcta clasificación en esta etapa es crucial para el seguimiento posterior y la gestión eficaz de las comunicaciones.

Clasificación por Origen

Una vez almacenada, cada comunicación debe ser categorizada según su origen en una de tres opciones principales: EPM, TICSA, u Otros. Esta clasificación permite una gestión más específica y personalizada según el remitente. El sistema de categorización facilita la priorización y el seguimiento apropiado de cada comunicación según su fuente.

Finalización del Proceso

El proceso concluye con la gestión específica de la comunicación según su clasificación. Esta etapa final asegura que cada comunicación reciba el tratamiento adecuado según su categoría y urgencia. El cierre del proceso incluye la verificación de que todos los pasos anteriores se han completado correctamente y que la comunicación está lista para su siguiente fase de procesamiento.

Diagrama de Flujo: Gestión Eficiente de Comunicaciones Recibidas