SOP-Ersteller

Wiederkehrende Verfahren verständlich machen

Eine Standardarbeitsanweisung erklärt, wie eine bestimmte Aufgabe ausgeführt werden soll. Eine visuelle SOP macht die Abfolge, Entscheidungen und Übergaben sichtbar, damit Leser die nächste Aktion schnell finden.

Arbeit dokumentieren, die wiederholbar sein sollte

Verwende ein Flussdiagramm, wenn ein Verfahren Genehmigungen, Ausnahmen oder mehr als eine verantwortliche Rolle umfasst. Das Beispiel begleitet das Mitarbeiter-Onboarding von der Orientierung über Dokumentenprüfungen und Zugriffsverwaltung bis zur Schulungsplanung.

Für die ausführende Person schreiben

1. Definiere Auslöser und Abschlussbedingung. Leser müssen wissen, wann das Verfahren gilt und wann es abgeschlossen ist.
2. Verwende Handlungsverben. Beschreibe, was zu tun ist, statt ein vages Thema zu benennen.
3. Weise eine verantwortliche Rolle zu. Eine Übergabe ist unvollständig, wenn niemand für den nächsten Schritt zuständig ist.
4. Beschreibe Ausnahmewege. Füge hinzu, was passiert, wenn Informationen fehlen oder eine Prüfung fehlschlägt.
5. Kennzeichne die geprüfte Version. Halte Verantwortliche und Überarbeitungsdatum zusammen mit dem freigegebenen Verfahren fest.

Operative Notizen in einen Entwurf umwandeln

MyMap strukturiert deine Anweisungen in Schritte und Entscheidungszweige. Bitte darum, eine Rollenbezeichnung hinzuzufügen oder eine Ausnahme zu präzisieren, und überprüfe das Verfahren anschließend mit den dafür verantwortlichen Personen.